メール一括送信機能


メール一括送信画面です。
「顧客検索一覧」で選択した顧客にメールを一括送信できます。
※「メール一括送信」機能は通常版でご利用できます。無料版では5件までの送信が出来ます。

【ご注意】
※gmail、softbankなど、SSL認証形式の一部のメールには対応しておりません。

メール一括送信

  1. 「顧客検索」画面でメール送信対象を抽出します。
    「UNITS顧客管理システム」のメインメニューで「顧客検索」をクリックすると「顧客検索」画面が表示されます。
    「検索(条件指定)」ボタンをクリックすると「検索条件指定」ウィンドウが表示されます。
    検索する項目にチェックを付けて、条件を指定し、メール送信対象者を抽出します。
    複数指定で絞り込みも出来ます。
    ※「住所」「誕生日「備考」などの検索条件は通常版でご利用できます。

  2. 「検索実行」ボタンをクリックすると検索が実行され、「顧客検索」画面に戻ります。
    「検索条件」に、指定した条件が表示され、「顧客検索一覧」に、検索の結果が表示されます。

  3. 「メール送信対象を選択」タブをクリックします。
    検索結果一覧の中から、「顧客情報」にメールアドレスが登録されていて、「不要事項」の「メール不要」に指定されていない顧客がチェックされます。
    チェックが付いた顧客がメール一括送信の対象となります。
    チェックを外すと、送信対象から外れます。

  4. 「メール一括送信」をクリックすると「メール一括送信画面」が表示されます。
    「メール送信先一覧」に、先程選択した顧客が一覧表示されています。

  5. メール送信文編集」でメール内容を確定し、「メール一括送信」をクリックします。
    確認メッセージが表示され、メールの一括送信が実行されます。
    メール送信時にクリックチェッカーの設定して送信を行うと、メール内のリンクURLを、いつ、誰が、何回参照したかを送信履歴画面で確認することが出来ます。

メール送信文編集


メール送信文編集画面です。
件名、本文に、いろいろな顧客情報を挿入することができます。
さらに、お客様から自社、自店舗までの行き先案内地図を表示するリンクも挿入できます。
イベントの案内、展示会、商談会などにご活用できます。

  1. 「UNITS顧客管理システム」のメインメニューで「顧客検索」をクリックし「顧客検索」画面を表示します。

  2. 「検索(条件指定)」でメール送信対象を抽出し、「顧客検索画面」に戻ります。

  3. 「顧客検索画面」で「メール送信対象を選択」をクリックします。メール一括送信の対象となる顧客(基本情報でメールアドレスが入力されていて、不要事項の「メール不要」にチェックが入っていない)のチェックボックスにチェックが入ります。

  4. 「メール一括送信」ボタンをクリックすると「メール一括送信」画面が表示されます。

  5. 「メール一括送信」画面の「メール送信文編集」ボタンをクリックすると、「メール送信文編集」画面が表示されます。この画面でメールの内容を編集します。

登録メール本文一覧
  • これまでに編集したメールが表示されています。
    「No.」「件名」「変更日」の項目部分をクリックすると表示順を変更できます。
メール文章を追加する
  • ・「メール文章を追加する」をクリックすると、「追加モード」と表示され、新規のメール作成画面になります。
    件名、本文を自由に作成できます。
  • ・「登録する」をクリックすると、メール内容が保存されます。
     作成途中で登録して、後から編集することも可能です。
  • ・「取消」をクリックすると、作成内容を保存せずに終了します。
個別情報一括挿入機能
  • 「会社名」や「担当者名」など顧客情報として登録されている内容を「一括」で「件名」と「本文」に挿入(メール送信時に自動変換)して送信することが出来ます。
    例 件名に宛先の方の名前を挿入する。
    件名
    山田花子様へ お得な情報をお届けします。
    例 本文に宛先の会社名や部署名、担当者名を挿入する。
    本文
    株式会社山田製造 営業グループ
    山田花子
    様へ
    挿入できる項目
    「名前・会社名」(個人顧客の場合「名前」、会社顧客の場合「会社名」)「部署名」「担当者名」「都道府県」「市区町村」「顧客番号」「業種大分類」「行き先案内リンク(宛先の住所から、ご案内先の施設までの案内にリンクします)」
    挿入の方法
    挿入したい位置にカーソルを置き、挿入したい項目の「挿入」ボタンを押すと設定されます。
    ※「様」など敬称は自動挿入ではありません。ご自身で設定してください。
メール文章を編集する
  • 以前に作成した文章を編集するには「登録メール本文一覧」で編集したいメールを選択し「メール文章を編集する」をクリックします。「編集モード」と表示され、メールの編集が出来ます。
    ※内容は上書きされるので、元のメールを保存しておきたいときは「メール文章をコピーする」をご利用ください。
  • ・「更新する」をクリックすると、メール内容が更新され、「編集モード」が終了します。
  • ・「取消」をクリックすると、編集内容を保存せずに終了します。
メール文章をコピーする
  • 以前に作成した文章をコピーして、新しいメールを作成するには、「登録メール本文一覧」でコピーしたいメールを選択し「メール文章をコピーする」をクリックします。「登録メール本文一覧」にコピーされたメールが追加されます。
    内容を編集するには、「登録メール本文一覧」でコピーされたメールを選択し、「メール文章を編集する」をクリックして、編集してください。
メール文章を削除する
  • 「登録メール本文一覧」から削除したいメールを選択し「メール文章を削除する」をクリックすると、確認メッセージが表示され、メールが削除されます。
メールの編集を終了する
  • 「OK(この文章を選択)」をクリックすると、「登録メール本文一覧」で選択されているメールが設定され「メール一括送信画面」に戻ります。
    「メール一括送信画面」に、プレビューが表示されています。
    個別情報一括挿入機能」を利用した場合、「メール送信先一覧」で選択している顧客の情報が挿入されたプレビューが表示されていますので、御確認下さい。
    「メール一括送信実行」をクリックすると、確認画面が表示され、メール一括送信が実行されます。
キャンセル
  • 「キャンセル」をクリックすると、メール変更はキャンセルされ、内容を変更せずに「メール一括送信画面」に戻ります。

メール送信情報


メール送信情報設定画面です。

メール送信設定内容は、ご利用中のプロバイダ、レンタルサーバにご確認ください。

  • メール送信サーバ(SMTP)・・・送信サーバを指定します。
  • 送信元メールアドレス・・・メールアドレスを指定します。
  • 送信元の名前・・・会社名、店舗名などを指定します。メールソフトによっては、送信メールアドレスの前に表示されます。
  • メール送信認証を行う(チェック)・・・送信時に認証が必要な場合は、ここをチェックします。
  • POP before SMTP方式・・・送信前に、POPサーバへ認証を行う方式です。POPアカウント、パスワードを指定します。
    受信サーバポート番号は、特に指定がなければ通常は110を設定します。
  • SMTP AUTH方式・・・送信サーバへアカウント、パスワードで認証して送信します。アカウントは特に指定がなければPOPアカウントを設定します。
  • 送信サーバポート番号(SMTP)・・・25で送信エラーになる場合は、587を指定してください。
  • メール送信間隔・・・プロバイダ、レンタルサーバの規則に従って設定してください。

【ご注意】
※gmail、softbankなど、SSL認証形式の一部のメールには対応しておりません。